Pendahuluan
Organisasi
merupakan wadah suatu kegiatan, termasuk kegiatan usaha. Bukan hanya sebagai
wadah organisasi juga memberikan kejelasan tentang fungsi, wewenang dan
tanggung jawab setiap orang yang terlibat dalam kegiatan sebuah usaha.
Manajemen
tidak mungkin dipisahkan dari organisasi, demikian juga organisasi tidak
mungkin dipisahkan dari manajemen. Organisasi dan manajemen dapat berjalan bila
didalamnya diisi oleh sumber daya manusia yang mengerti dan memahami apa visi,
misi, dan sasaran yang ingin dicapai oleh organisasi usaha.
Sumber
daya manusia menjadi dominan diantara sumber daya lainnya, karena manusia
berbeda dari sumber daya lainnya. Oleh karena itu pelaku usaha perlu memahami
tentang:
a.
Organisasi dan
manajemen
b.
Pengelolaan sumber daya
manusia
Organisasi
dan manajemen
Perspektif
manajemen usaha skala kecil relatif sedikit berbeda dari manajemen usaha skala
besar manajemen. Beberapa perbedaan dimaksud antara lain, pada perusahaan besar
dan mapan antara fungsi dan tugas manajer telah dipilah-pilah sedemikian rupa
sesuai strategi dan struktur organisasi. Dengan demikian, sekalipun seseorang
memiliki fungsi pada unit kerja divisi keuangan mialnya, akan tetapi tugas
divisi tersebut terbagi ke dalam sub-sub divisi, misalnya sub divisi
perbendaharaan, sub divisi investasi dan sejenisnya.
Pada perusahaan
kecil, dimana seluruh sumber daya masih sangat terbatas, fungsi dan tugas
seorang manajer berbaur menjadi satu. Hal ini disebabkan karena memang dalam
usaha kecil posisi manajer, selain belum diperlukan manajer yang jumlahnya banyak,
juga adanya kendala keterbatasan. Manajer pada usaha kecil, seringkali juga
merupakan pendiri dan atau pemilik. Dia harus menghadapi seluruh persoalan yang
ada di dalam perusahaan. Permasalahan dimaksud, dimulai sejak nol, dalam arti
sejak awal perusahaan berdiri. Dengan demikian maka kelemahan pada usaha kecil
tersebar secara luas. Manajer pada usaha kecil apalagi yang baru dan sedang
tumbuh menghadapi permasalahan yang tidak dihadapi oleh manajer perusahaan
besar. Perusahaan kecil selain memiliki dana yang terbatas juga tidak memiliki
pegawai yang memiliki kompetensi sesuai diharapkan.
Transformasi
Dan Tuntutan Perubahan
Pelaku usaha kecil
berjuang keras agar usaha yang dirintisnya ( infant )tidak mati. Sebutlah ini
sebagai fase pertama. Seiring dengan berjalannya waktu, apabila berhasil maka
perusahaan mampu bertahan hidup dan tidak mati ( survival ). Sebutlah ini
sebagai fase kedua. Perjuangan selanjutnya sesudah fase mampu bertahan hidup,
dilalui perusahaan sampai fase ketiga yaitu tumbuh dan berkembang. Fase keempat
dari perjuangan seorang pendiri usaha, adalah perusahaan menuju posisi matang
dan mapan (maturity ).
Lamanya setiap tahapan
proses transformasi bentuk dari usaha bayi sampai dengan perusahaan dewasa
untuk pelaku usaha yang satu dengan yang lain tentu tidak sama. Namun yang
jelas bahwa proses transformasi itu sendiri sebenarnya harus diikuti dengan
perubahan pola organisasi dan pola manajemen yang dijalankan pelaku usaha
selaku manajer perusahaan. Artinya pelaku usaha memilki sikap untuk senantiasa
beradaptasi dengan lingkungannya yang baru. Lingkungan usaha pada saat masih
usaha kecil, sejalan dengan perkembangan usaha sangat berbeda dengan lingkungan
ketika pada saat perusahaan telah menjadi besar.
Manajer pada usaha
kecil lebih banyak tugas melaksanakan daripada merencanakan. Semakin tumbuh
perusahaan sebagian kegiatan melaksanakan harus diberikan kepada orang lain,
karena pimpina usaha perlu waktu untuk melaksanakan tugas evaluasi,
pengendalian dan perencanaan. Kemudian semakin berkembang perusahaan semakin
pula pmpinan perusahaan memerlukan waktu untuk pekerjaan yang bersifat
manajerial. Besarnya presentase kebutuhan waktu untuk melaksanakan pekerjaan
manajerial semakin tinggi tahapan pertumbuhan perusahaan semakin berbanding
terbalik ketika pada tahap awal.
|
Tahap Pertumbuhan
Perusahaan
|
Penggunaan Waktu
|
|
|
Pekerjaan Non Manajerial
|
Pekerjaan Manajerial
|
|
|
Tahap I
|
90 %
|
10 %
|
|
Tahap II
|
70 %
|
30 %
|
|
Tahap III
|
40 %
|
60 %
|
|
Tahap IV
|
10 %
|
90 %
|
Rasio
Penggunaan Waktu Untuk Tugas Manajerial Dan Non Manajerial
Manajer
Yang Pendiri Perusahaan
Pelaku
usaha kecil sebagai pendiri perusahaan tidak selalu identik dengan manajer
profesional. Bahkan ada kalanya apa yang dilakukan manajer yang pendiri berbeda
dengan apa yang dilakukan manajer profesional. Yang benar dia adalah orang yang
memiliki kreatifitas, melakukan inovasi dan berani mengambil resiko pribadi
dalam rangka memenuhi ambisinya yaitu menjadi wirausaha.
Menurut
Schein dalam Longenecker et.al. ( 1994 ), perbedaan orientasi antara manajer
wirausahawan dengan manajer profesional digambarkan sebagai berikut :
|
|
MANAJERIAL
KEWIRAUSAHAAN
|
MANAJERIAL
PROFESIONAL
|
|
Orientasi ke arah kreatifitas dan
pembangunan
|
Orientasi ke arah konsolidasi,
penyelamatan dan pertumbuhan
|
|
|
Orientasi motivasi dan emosional
|
-Orientasi terhadap pencapaian
-Orientasi terhadap diri sendiri,
khawatir tentang citra diri, membutuhkan citra kesuksesan
-Membutuhkan kemandirian yang
tinggi
-Komitmen tinggi terhadap
perusahaan sendiri
-Siap dan sanggup untuk mengambil
resiko moderat dengan kekuatan sendiri
|
-Orientasi kepada pengaruh dan
kekuasaan
-Orientasi terhadap organisasi,
khawatir terhadap citra perusahaan
-Tertarik kepada pengembangan dan
unit-unit kerja
-Lebih tertarik kepada penerapan
manajemen modern
-Berani mengambil resiko akan
tetapi dengan dukungan yang memadai
|
|
Orientasi analitis
|
-Mengutamakan dan menggunakan
perasaan dan percaya kepada kemampuan diri
-Visi jarak jauh
-Cenderung kepada holistik,
memiliki gambaran menyeluruh tentang masa depan
|
-Mengutamakan daya analitas
-Visi jarak pendek
-Secara spesifik, mampu melihat
seluruh permasalahan secara rinci dan konsekuensinya
|
Mekanisme
Kerja Organisasi Dan Manajemen
Organisasi
dan manajemen merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Sering dikatakan
organisasi bagian dari manajemen dan mamajemen bagian dari organisasi. Dalam
kehidupan dewasa ini keduanya memegang peranan sangat penting, terutama bagi
mereka yang inginmenyelesaikan berbagai persoalan senantiasa melekat kepada
setiap individu maupun organisasi. Apalagi kehidupan suatu perusahaan.
Ø Organisasi
Di dalam kehidupan sehari-hari di
masyarakat kita mengenal banyak organisasi. Ada organisasi pemerintah dan ada
organisasi non pemerintah. Dilihat dari sifatnya ada organisasi yang bersifat
nirlaba seperti organisasi sosial dan ada organisasi yang tujuannya mencari
laba. Organisasi usaha merupakan organisasi yang bertujuan mencari laba
1.
Pengertian
organisasi
Menurut kamus besar bahasa Indonesia (
2005 ), terbitan Balai Pustaka, arti organisasi adalah kelompok kerja sama
antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
Jadi,
organisasi adalah suatu wadah kerjasama antara dua orang atau lebih untuk
memberdayakan sejumlah sumber daya dan bekerja sama berdasarkan struktur dan
sistem untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan.
2.
Struktur
dan sistem dalam organisasi
Struktur
pada dasarnya berupa sebuah bentuk. Bentuk organisasi lazimnya serupa dengan
piramid, ada bentuknya terjal dan ada pula yang landai. Jika berbentuk terjal,
maka hubungan antara pimpinan dan bawahan relatif jauh. Sedangkan yang
berbentuk landai hubungannya relatif dekat. Struktur organisasi terdapat
tingkatan fungsi yang merefleksikan tugas dan tanggung jawab. Pada level yang
paling tinggi disebut dengan predikat pimpinan puncak / top management yang
mengemban trugas dan tanggung jawab paling tinggi. Pada level menengah disebut
dengan predikat pimpinan menengah / middle management yang mengemban tanggung
jawab yang relatif lebih rendah dibanding level posisi puncak. Terakhir pada
level bawah disebut dengan predikat pimpinan bawah / lower management.
Unsur-unsur dalam sistem organisasi:
a. Fungsi
dalam organisasi
Fungsi diartikan sebagai jabatan atau
pekerjaan yang dilakukan. Dengan demikian, apabila dalam sebuah struktur
organisasi terdapat fungsi pimpinan, maka artinya bahwa orang atau kelompok
yang berada pada struktur tersebut berfungsi atau berkedudukan sebagai pimpinan
atau kelompok pimpinan.
Demikian juga pada struktur yang ada di
bawahnya, yakni yang berada bawah kedudukan direksi , terdapat beberapa
pimpinan divisi, maka fungsi atau kedudukan mereka disebut dengan fungsi
pimpinan divisi atau sering juga disebut dengan staf perusahaan. Dengan asumsi
pada struktur organisasi perusahaan dimaksud terdapat tiga lapisan maka bagian
lapisan ketiga berkedudukan atau berfungsi sejumlah pegawai perusahaan. Jadi,
tugas yang diemban sebagai fungsi pimpinan puncak, sebagai fungsi pimpinan
divisi, dan sebagai fungsi pegawai
b. Tugas
dalam organisasi
Tugas adalah suatu kegiatan yang wajib
dikerjakan atau yang ditentukan untuk dikerjakan. Seseorang dimaksud bisa
berada pada level pimpinan perusahaan, pada level pimpinan divisi dan bisa pada
level pegawai. Dihubungkan dengan fungsi, maka akan terdapat seseorang akan
mempunyai kedudukan dan bertugas sebagai penanggung jawab bidang pemasaran
ritel. Demikian juga pada tingkat dibawahnya, seseorang berkedudukan atau
fungsi pimpinan divisi dengan mengemban tugas divisi ritel dan pada level
bawahnya lagi berkedudukan sebagai fungsi pegawai yang ditugaskan dalam divisi
pemasaran.
c. Wewenang
dalam organisasi
Wewenang adalah hak dan kekuasaan untuk
bertindak atau kekuasaan untuk membuat keputusan, memerintah dan melimpahkan
tanggung jawab kepada orang lain. Pada organisasi usaha yang berbentuk
perseroan terbatas, wewenang sepenuhnya berada pada pimpinan puncak yakni
direktur utama. Pada perusahaan perorangan wewenang ini sepenuhnya berada di
tangan pelaku usaha secara langsung
d. Tanggung
jawab dalam organisasi
Tanggung jawab artinya keadaan wajib
menanggung segala sesuatunya, dimana kalau terjadi apa-apa boleh dituntut,
dipersalahkan, diperkarakan, dsb. Dikaitkan dengan struktur organisasi maka
besarnya beban tanggung jawab ini berhubungan langsung dengan posisi dimana
posisi seseorang tersebut berada. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam
organisasi, maka tanggung jawabnya dalam organisasi juga semakin besar.
e. Tujuan
organisasi
Menurut Stoner, Freeman, Gilbert Jr
(1995:5), tujuan organisasi diartikan sebagai maksud yang ingin dicapai oleh
organisasi, organisasi seringkali mempunyai lebih dari satu tujuan. Tujuan
merupakan elemen dasar dari dibangunnya sebuah organisasi
Pada saat seseorang ingin memasuki dunia
usaha, pada saat itu dia telah mempunyai tujuan. Saat ia memutuskan untuk
menjadi wirausaha tujuan utama adalah menyambung hidup dan kehidupan
keluarganya.
Manajemen
Pengertian Manajemen
Menurut
kamus besar bahasa Indonesia (2005), terbitan Balai Pustaka, manajemen memiliki
berbagai arti , yakni , penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai
sasaran , atau pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan atau
organisasi.
Menurut pakar manajemen
bernama Griffin (1996:5) manajemen adalah seperangkat kegiatan (termasuk
perncanaan dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian) diarahkan kepada
sumber daya organisasi (organisasi, financial, peralatan fisik dan informasi)
dengan tujuan untuk mencapai sasaran organisai dengan cara berdaya guna dan
berhasil guna.
Manajemen sebagai
proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian pekerjaan
para anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber dayadalam mencapai tujuan
organisasi. (Stoner, Freeman, Gilbert , Jr 1995:7)
Manajemen Dan
Lingkungan
Organisasi dan manajemen hidup dalam
suatu lingkungan. Secara umum dapat dikatakan bahwa lingkungan memberikan dua
hal kepada organisasi dan manajemen. Yang pertama lingkungan memberikan peluang
kepada organisasi dan manajemen. Akan tetapi lingkungan juga dapat memberikan
hambatan kepada organisasi dan manajemen. Gambaran tersebut sangat sejalan
dengan teori SWOT , dimana opportunity
dan threats posisinya berada di luar
perusahaan, sedangkan strenght dan weaknesses posisinya berada di luar
perusahaan. Lingkungan luar perusahaan (external
environment), sifatnya sangat luas. Beberapa pakar menyebutkan dengan
lingkungan makro dan bisnis. Lingkungan makro meliputi politik, ekonomi,
social, budaya, hukum, teknologi. Sedangkan lingkungan bisnis meliputi
lingkungan usaha dimana perusahaan menggelutinya. Dikaitkan dengan pengelolaan
usaha , tulisan ini membatasi diri atau mengambil wilayah lingkungan eksternal
dalam tiga kelompok besar yakni, lingkungan social, lingkungan ekonomi dan
lingkungan politik.
Lingkungan Sosial
Lingkungan social menyangkut banyak
aspek , antara lain aspek budaya, kependudukan, geografi, hukum, teknologi dan
sebagainya. Pengaitan aspek-aspek ini sangat terkait dengan untuk tujuan apa
aspek dimaksud dibahas. Dalam kaitannya dengan pengelolaan sebuah usaha
aspek-aspek ini banyak mempengaruhi keberadaan dan kelangsungan hidup sebuah
usaha.
Lingkungan Ekonomi
Tidak berbeda dengan lingkungan
social, lingkungan ekonomi juga meliputi aspek yang sangat luas. Dihubungkan
dengan pengelolaan usaha, maka aspek yang paling dekat dengan lingkungan
ekonomi adalah lembaga pembiayaan. Keputusan pemerintah untuk menganjurkan
kepada masyarakat sebanyak – banyak membeli produk – produk buatan dalam negeri
akan member peluang yang sangat besar bagi perkembangan usaha kecil dan
menengah.
Lingkungan Politik
Kebijakan politik suatu Negara
memiliki pengaruh yang sangat luas bagi seluruh aspek kehidupan masyarakat.
Sebagai ilustrasi kondisi di Indonesia , kebijakan politik di jaman orde baru
berbeda dengan kebijakan politik di jaman reformasi. Yang jelas kebijakan
politik dewasa ini lebih memberikan kebebasan kepada para pelaku usaha. Salah
satu indicator dari perubahan dimaksud antara lain dengan terbitnya
undang-undang anti monopoli, perubahan undang-undang tentang perseroan
terbatas,dll.
Fungsi-Fungsi Manajemen
Terdapat empat fungsi-fungsi
manajemen , antara lain: fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi
pengarahan, dan pengendalian. Keempat fungsi merupakan kesatuan yang tidak bisa
dipisahkan satu sama lain.
Fungsi Perencanaan
Perencanaan
merupakan fungsi yang pertama dari pelaksanaan suatu system manajemen.
· Menurut
kamus besar bahasa Indonesia (2005), rencana berarti rangka sesuatu yang akan
dikerjakan, atau bisa juga berarti konsep.
· Griffin
(1996:9), mendefinisikan rencana sebagai ‘merancang tujuan dan sasaran
organisasidan memutuskan bagaimana cara mencapai yang sebaik-baiknya’.
· Rencana
merupakan ‘proses untuk mewujudkan tujuan dan cara yang tepat untuk dijalankan
untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut(Stoner, Freeman, Gilbert Jr,1995:11)
Menggabungkan
pendapat diatas, nampaknya beberapa unsure tentang perencanaan, meliputi
perlunya adanya visi atau impian, kemudian misi , selanjutnya sasaran dan
strategi.
Visi
§ Visi
mengandung pengertian, kemamouan melihat pada inti persoalan, atau sebuah
pandangan atau wawasan, atau kemampuan untuk merasakan sesuatu yang tidak
nampak melalui kehalusan jiwa ddan ketajaman penglihatan
§ Apa
yang nampak dalam khayalan atau penglihatan, pengamatan (Kamus Besar Bahasa
Indonesia,2005)
§ Griffin
(1996:170), menyebut visi dengan misi, yakni sebagai sebuah pernyataan dengan
tujuan utama sebuah organisasi dibangun.
Misi
Misi diartikan sebagai
tugas yang dirasakan orang sebagai kewajiban untuk melakukannya demi agama
ideology, patriotism, dsb.
Sasaran
Sasaran
berarti sesuatu yang menjadi tujuan. Bagi pelakuusaha sasaran disini merupakan
sesuatu yang menjadi tujuan pribadinya, yakni mewujudkan obsesi untuk
mendirikan dan mengembangkan perusahaan. Sedangkan bagi organisasi usaha yang
telah didirikan dan dikembangkan mewujudkan kesejahteraan bagi pemilik dan
lingkungannya.
1.
Sasaran Kualitatif
Sasaran kualitatif, sesuai dengan
namanya, menggambarkan arah yang ingin dituju dan atau dicapai oleh organisasi.
2.
Sasaran Kuantitatif
Sasaran kuantitatif menggambarkan
sasaran kualitatif dalam bentuk angka sehingga lebih nyata.
Strategi
Strategi adalah ilmu dan seni
menggunakan semua sumber daya bangsa untuk melaksanakan kebijaksanaan tertentu
dalam perang dan damai. Pengertian lain untuk strategi adalah, ilmu dan seni
memimpin bala tentara untuk menghadapi musuh dalam medan perang.
Dalam kaitannya dengan mengelola usaha,
strategi merupakan mempunyai banyak dikaitkan dengan factor lain. Faktor lain
dimaksud meliputi asumsi. Asumsi berasal dari bahasa Inggris assumption pengiraan atau pra-anggapan.
Asumsi seringakali dikaitkan dengan situasi dan kondisi lingkungan usaha,
lingkungan ekonomi dan lingkungan politik.
Asumsi-asumsi
Asumsi
adalah factor eksternal organisasi yang diperkiraan apabila mengalami perubahan akan berpengaruh
langsung atau tidak langsung terhadap rencana kerja. Lazimnya asumsi suatu
factor yang ada di luar kendali pembuat rencana.
Program
Kerja
Program
diartikan sebagai, rancangan mengenai azas serta usaha yang akan dijalankan.
Strategi masih merupakan gambaran secara garis besar tentang rencana yang akan
dijalankan, namun bekum sampai kepada rincian kegiatan yang langsung dapat
dilaksanakan. Agar kegiatan secara garis besar dapat dilaksanakan secara
konkrit, maka harus dijabarkan dalam program kerja. Program kerja lazimnya
dibuat lebih rinci, yang terkait dengan unit kerja yang melaksanakan, sasaran
yang dituju, target yang dicapai dan waktu pelaksaan kegiatan.
Kerangaka
Waktu (time-frame)
Kerangka
waktu merupakan jadwal tentang waktu pelaksanaan rencana. Salah satu fungsi
kerangka waktu dalam perencanaan agar pelaku usaha sebagai pembuat rencana
dapat memonitor apakah suatu kegiatan telah atau belum dilaksanakan. Kerangka
waktu juga membantu memonitor berapa lama suatu kegiatan telah dilaksanakan.
Deviasi
antara kerangka waktu yang telah dilaksanakan dengan realisasi waktu yang
digunakan seyogyanya memberikan indikasi kepada pelaku usaha bahwa telah
terjadi penyimpangan. Langkah selanjutnya adalah melakukan tindakan koreksi.
Perlu disadari bahwa waktu adalah bagian dari sumber daya organisasi yang
apabila tidak digunakan tepat pada waktunya akan menimbulkan kerugian, paling
tidak terjadi in-efisiensi. Pada
produk jasa fungsi sumber daya waktu sangat menentukan tingkat kinerja
perusahaan. Produk yang berupa jasa perencanaan dan konsultasi manajemen
misalnya, apabila tidak selesai tepat pada waktunya akan berdamoak
membengkaknya biaya yang berarti akan mengurangi besarnya tingkat laba.
Fungsi Pengorganisasian
Menurut Stoner, Freeman, Gilbert Jr (1995:11)
pengorganisasian diartikan seebagai proses menyerasikan dua orang atau lebih
untuk bekerja sama di dalam suatu sistem kerja guna mencapai suatu target
khusus dimana target khusus ini merupakan bagian dari target umum yang harus
dicapai perusahaan. Dikaitkan dengan pengelolaan sebuah usaha, pengorganisasian
merupakan kelanjutan dari fungsi
perencanaan. Apabila fungsi perencanaan berbicara tentang berbagai sumber daya
yang diperlukan dalam suatu kegiatan menghasilkan sejumlah produk, maka
pengorganisasian menyangkut tentang bagaimana berbagai sumber daya yang telah
tersedia dimaksud disatukan.
Fungsi
Pengarahan dan Menggerakkan
Pengarahan artinya seperangkat proses yang
dilakukan agar setiap bagian sumber daya organisasi secara bersama-sama
menjalani kegiatan menuju sasaran dan tujuan sesuai rencana (Griffin, 1996).
Dalam kaitannya dengan pengelolaan perusahaan, fungsi mengarahkan atau
memberikan pengarahan kepada staf dan karyawan agar melaksanakan tugasnya
sesuai dengan rencana merupakan pekerjaan yang tidak mudah.
Beberapa perusahaan yang lebih maju,
untuk menyamakan proses pelaksanaan tugas dan pekerjaan dituangkan dalam
pedoman pelaksanaan tugas atau yang biasa disebut dengan SOP, yaitu Standard Operating Procedures.
Fungsi
Pengendalian
Pengendalian adalah proses untuk meyakinkan
bahwa kegiatan yang dijalankan sesuai kegiatan yang direncanakan (Stoner,
Freeman, Gilbert Jr, 1995). Dalam kegiatan nyata proses pelaksanaan
pengendalian atau yang sering disebut juga dengan kontelor, dijalankan dalam
dua tahap yaitu pada tahap ketika proses produksi dijalankan (pre-audit
system). Pemeriksaan tahap berikutnya adalah pemeriksaan ketika produksi telah
selesai dilaksanakan (post-audit system).
Fungsi pengendalian pada produk jasa
relatif lebih sulit dijalankan. Hal ini disebabkan karena pada produk jasa yang
menjadi mesin produk adalah manusia, dimana kondisinya dapat berubah sejalan
dengan kondisi individu masing-masing pegawai.
Manajer Sebagai Pemimpin Unit Kerja
Dari uraian yang telah disampaikan sebelumnya
kita telah memberikan batasan bahwa manajer identik dengan pengelola sebuah
unit kerja. Pengelola adalah seseorang yang kepadanya diserahkan sejumlah
sumber daya, untuk dilakukan proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian agar unit
kerjanya menghasilkan suatu keluaran
yang bukan hanya sesuai dengan sasaran unit kerjanya, akan tetapi juga sesuai
dengan sasaran organisasi secara keseluruhan. Sedangkan manajer adalah
seseorang yang bekerja dengan dan melalui orang lain dengan mengkoordinasikan
pekerjaan mereka guna mencapai tujuan organisasi atau perusahaan (Robbins,
Coulter, 2003;5).
Unit kerja terbagi dalam beberapa
tingkatan. Yang paling bawah disebut saja seksi, yang diatasnya kita sebut
dengan bagian dan paling atas diberi nama devisi. Adanya tingkatan unit-unit
kerja mengharuskan setiap unit kerja dipimpin oleh seorang kepala unit kerja,
maka timbulah kebutuhan manajer disetiap tingkat unit kerja.
Tingkat-tingkat Manajer
Dari
sudut tingkatan, dari atas sampai kebawah manajer dibedakan menjadi:
a.
Manajer Puncak
Manajer
yang bertanggung jawab terhadap seluruh pengelolaan organisasi perusahaan.
Mereka mewujudkan kebijakan operasional perusahaan dan membina hubungan
interaksi antara organisasi dengan lingkungannya.
b.
Manajer Menengah
Manajer yang bertugas pada bagian tengah dari
hirarki organisasi. Mereka bertanggung jawab kepada manajer lain dan ada
kalanya bertanggung jawab beberapa pegawai pelaksana.
c. Manajer Bawah
Manajer bawah bertanggung jawab atas pegawai
yang melaksanakan tugas operasional langsung yang tidak menjadi bawahan dari
manajer lainnya. Manajer bawah merupakan posisi paling bawah dari jenjang
hirarki manajer. Di bawah manajer ada sejumlah pegawai. Didalam praktek
sehari-hari manajer bawah ini sering disebut dengan istilah mandor.
Jenis-Jenis Manajer
Sesuai dengan fungsi dan tugasnya manajer
dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:
- Manajer Fungsional
Manajer
fungsional adalah seorang manajer yang memegang hanya satu bidang kegiatan.
Contoh manajer fungsional adalah manajer keuangan, manajer sumber daya manusia,
manajer perbendaharaan dan investasi.
- Manajer Umum
Manajer
umum adalah seorang manajer yang bertanggung ajwab atas sejumlah kegiatan
fungsional, misalnya kegiatan produksi, pemasaran, penjualan, keuangan dan sebagainya.
Peningkatan Kemampuan Manajemen
Peningkatan pengetahuan manajerial usaha kecil dengan mekanisme
organisasi dan manajerial dibutuhkan bukan saja disebabkan kondisi nyata bahwa
semua usaha yang semula kecil tumbuh menjadi besar, sehingga menuntut adanya
pengembangan organisasi dan manajemen, juga dalam perjalanannya perusahaan juga
menghadapi tantangan lingkungan yang terus berubah dan berkembang. Tanpa
dilakukan upaya peningkatan pengetahan dan ketrampilan manajemen dikhawatirkan
selama lambat tetapi pasti perusahaan akan mengalami kesulitan dan akhirnya
berhenti beroperasi.
Lembaga Peningkatan Kemampuan
Bantuan yang diperlukan oleh perusahaan yang
berkembang bukan hanya peningkatan pengetahuan dan ketrampilan manajemen,
melainkan juga bantuan-bantuan lain seperti peningkatan permodalan dan
perluasan jejaring usaha. Lembaga-lembaga pemberi bantuan manajemen adalah
konsultan manajemen baik yang ada di lembaga Pemerintah, lembaga Perguruan
Tinggi dan lembaga swasta lainnya.
Pada lembaga Pemerintah adalah
Kantor Menteri Negara Pembinaan Usaha Kecil, Menengah dan Koperasi. Pada
lembaga perguruan tinggi, ada pada Lembaga Pengabdian Pada Masyarakat,
sedangkan lembaga konsultan manajemen swasta lainnya. Jejaring lain yang juga
merupakan bagian dari lingkungan usaha yang sedang tumbuh dan berkembang adalah
menjalin hubugan dan kerja sama dengan lembaga akuntan publik, lembaga notaris
dan organisasi lainnya.
Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah sumber daya yang
paling krusial karena merupakan satu-satunya sumber daya yang sekaligus mampu
merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan sumber daya yang lain. Sumber daya
manusia mampu merencanaka, melaksanakan dan mengatur sumber daya keuangan,
sumber daya fisik dan sumber daya informasi.
Dengan demikian di dalam organisasi
usaha sumber daya manusia memiliki fungsi yang sangat stratejik. Pengelolaannya
memerlukan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian yang stratejik pula.
Maksud dari pengelolaan stratejik disini adalah bahwa dalam melakukan kegiatan
pengelolaan sumber daya ini, seluruh fungsi manajemen harus selalu
diadaptasikan dengan situasi dan kondisi lingkungan yang sedang berkembang.
Dengankata lain dalam menyusun perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian sumber
daya manusia harus senantiasa disesuaikan dengan perubahan dan perkembangan
lingkungan yang terjadi diluar perusahaan.
Tabel konsep manajemen SDM
masa depan
|
KETERANGAN
|
SDM TRADITIONAL
|
SDM STRATEJIK
|
|
Respon untuk manajemen SDA
|
Spesialis
|
Manajer Lini
|
|
Tujuan
|
Kinerja lebih baik
|
Meningkatkan pengertian dan
penggunaan secara strategic potensi SDM
|
|
Peran manajemen SDM
|
Merespon kebutuhan
|
Memimpin, memberi inspirasi
dan mendorong menjalankan.
|
|
Fokus waktu
|
Tujuan jangka pendek
|
Jangkla pendek, menengah
dan panjang
|
|
Kontrol / pengendalian
|
Aturan, kebijakan, posisi
kekuasaan.
|
Fleksibel, didasarkan pada
SDM
|
|
Budaya
|
Birokrasi, dari atasan
kepada bawahan, sentralisasi
|
Terbuka, partisipasi dan
pemberdayaan
|
|
Tekanan utama
|
Mengikuti aturan
|
Pengembangan SDM merespon
perubahan
|
|
Akuntabilitas
|
Pusat biaya
|
Investasi dalam SDM
|
Tujuan
Manajemen Sumber Daya Manusia
1.
Membantu
organisasi dalam mencapai tujuannya
Dengan
adanya manajemen sumber daya manusia, maka apa yang diharapkan (tujuan) yang
akan dicapai akan bisa terealisasi sesuai rencana. Karna SDM-lah yang mampu mewujudkannya.
2.
Memperkerjakan
tenaga kerja yang memiliki kemampuan dan keterampilan secara efisien
Fungsi
manajemen SDM dalam organisasi perusahaan adalah mengelola pegawai, memberikan
pelatihan, pengembangan, penempatan, pemberian imbalan, rotasi maupun mutasi.
Maka, dengan adanya karyawan yang bekerja sesuai dengan harapan, yaitu
kemampuan dan keterampilan yang mendukung, diharapkan tujuan dari organisasi
tersebut akan berjalan dengan sangat baik.
3.
Merencanakan
dan menyelenggarakan pendidikan, pelatihan dan motivasi bagi para pegawai
Tugas
yang diemban manager SDM yaitu denan memberikan pelatihan dan motivasi bagi
para pegawai, terutama bagi pegawai yang baru masuk di lingkungan organisasi
tersebut. Hal ini diharapkan sebagai orientasi bagi para pegawai dalam
organisasai tersebut.
4.
Meningkatkan
kepuasan kerja dan rasa percaya diri pegawai, memelihara dan mengembangkan
kualitas kerja sejalan dengan tujuan organisasi dan aspirasi pegawai
Setiap
pegawai merupakan pelaksana dari strategi perusahaan yang telah ditargetkan,
maka pegawai diharapkan memilik pemahaman yang tinggi dalam menjalankan
tugasnya. Semakin tinggi pemahaman para pegawai maka semakin tinggi juga
kepercayaan diri mereka dalam melaksanakannya.
5.
Mensosialisasi
kebijakan manajemen kepada seluruh pegawai perusahaan
Merupakan
hal yang baik apabila seluruh kebijakan manajemen yang terkait dengan sumber
daya manusia dapat diketahui, dimengerti dan dipahami oleh seluruh jajaran
pegawai. Karena para pegawai menginginkan adanya transparansi terhadap
kebijakan yang dijalankan perusahaan.
6.
Membantu
memelihara kebijakan tentang etika dan tanggung jawab sosial perusahaan
Etika
dan tanggung jawab sosial akhir-akhir ini menjadi isu yang sangat penting dan
mengemuka. Demikian pentingnya sehingga kewajiban untuk melaksanakan yang
terkait dengan tanggung jawab sosial dituangkan kedalam pasal-pasal dalam
Undang-Undang tentang perseroan terbatas.
7.
Membina
hubungan dan kerjasama yang baik antar pegawai dan dengan masyarakat luas
Pembinaan hubungan baik antara
perusahaan yang dalam hal ini seluruh jajaran pegawai dengan masyarakat luas
sudah merupakan kewajiban.
Kekurang harmonisan antara perusahaan dengan masyarakat luas akan menimbulkan
perasaan kecemburuan dan perasaan kurang senang.
Butir-Butir
Manajemen Sumber Daya Manusia
Pada organisasi usaha yang
masih dalam skala kecil, manajemen sumberdaya manusia seringkali dipegang
sendiri oleh pemimpin perusahaan. Namun apabila organisasi usaha telah tumbuh
dan berkembang, maka perlu ada manager pada unit kerja bagian. Hal ini
berfungsi sebagai mempermudah pengawasan dalam pengelolaan SDM.
·
Perencanaan
sumber daya manusia
Sesuai
dengan prinsip manajemen maka perencanaan sumberdaya manusia merupakan yang
terutama dan hal yang pertama. Keberadaan pegawai di dalam perusahaan guna
mengisi fungsi, tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan di dalam
organisasi. Setiap fungsi memiliki tugas yang berbeda, demikian juga dengan
tanggung jawab pemegang tugasnya. Maka perlu ada perencanaan dari manajemen SDM
untuk merencanakan SDM agar dapat berjalan efektif.
·
Desain
analisis tugas / jabatan
Perencanaan
tentang berapa jumlah pegawai, kopentensi yang harus dimiliki dan sifat
pekerjaan akan sangat berpengaruh terhadap perencanaan sumber daya manusia.
Oleh karena itu, dalam melaksanakan rencana kegiatan perlu dilakukan analisis
tugas dan jabatan. Hal ini diharapkan menjadi pokok ukuran demi mencapai tujuan
organisasi yang efektif.
·
Rekrutmen
dan seleksi
Rekrutmen
adalah proses pengadaan pegawai, artinya perusahaan mengundang peminat untuk
bergabung menjadi calon pegawai pada perusahaan. Cara rekruitmen yaitu dengan
adanya pemberitahuan dari pihak perusahaan untuk menerima pegawai, maka para
calon/peminat akan berdatangan untuk mencalonkan diri.
Bagian
penting dalam proses rekrutmen adalah proses seleksi calon pegawai. Secara umum
seleksi dalam beberapa tahapan, yang pada umumnya meliputi : seleksi
administratif (dengan pelampiran dokumen-dokumen riwayat hidup, pendidikan dan
pekerjaan), tes potensi akademik, wawancara, dan tes kesehatan.
·
Pengangkatan,
penempatan, pendidikan dan pelatihan
Pegawai
yang lulus seleksi dan dinyatakan diterima sebagai calon pegawai diberi surat
pengangkatan sebagai pegawai. Biasanya pegawai baru ini belum siap untuk
bekerja di tempanya yang baru, sekalipun dia pernah bekerja sebagai
profesional. Maka, perlu ada orientasi kerja terhadapnya agar dia dapat
mengenal wilayah dan tugas kerjanya. Ia juga diperkenalkan pada kondisi,
situasi dan budaya dalam tempat kerjanya yang baru. Dan diharapkan mampu dengan
cepat beradaptasi dan dapat memulai tugas dan kewajibannya sebagai pegawai.
·
Evaluasi
Kinerja
Seorang
pegawai baru untuk beberapa waktu belum dapat dinilai hasil kinerjanya sampai
batas waktu yang ditentukan untuk beradaptasi. Karena ia masih ada pengenalan
lingkungan kerja yang baru. Atasan memiliki kewajiban untuk memberikan
pengarahan mengenai tujuan dan hasil tugas dari para pegawainya. Bimbingan
diberikan agar pegawai mampu melaksanakan tugas dan pekerjaannya sesuai dengan
sistem dan prosedur yang berlaku dan yang telah ditetapkan. Hal ini juga
digunakan sebagai cara untuk meminimalisir kesalahan dalam pekerjaan yang
dilakukan.
·
Kompensasi,
Kebijakan dan Metoda
Kompensasi adalah imbalan jasa yang dibayarkan
perusahaan kepada pegawai. Pada umumnya pembayaran kompensasi dilakukan di
belakang atau pada akhir bulan. Kompensasi memiliki dan atau terdiri dari
beberapa unsure, contohnya seperti gaji pokok,tunjangan kemahalan, tunjangan
jabatan, tunjangan makan siang dan masih banyak lagi. Luasnya lingkup unsure
kompensasi tergantung kepada masing-masing perusahaan.
Beberapa perusahaan umumnya menerapkan suatu metoda kompensasi tertentu
yang dianggap sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan. Beberapa
perusahaanmenerapkan metoda kompensasi secara lump-sum, dan beberapa lainya menerapkan merit-system. Merit system artinya kepada seluruh pegawai yang
tingkatnya sama dibayarkan kompensasi yang
besarnya sama, namun bagi yang mamberikan prestasi lebih, diberikan
tambahan berupa merit atau semacam bonus. Tingkat kesulitan system ini terletak
pada penetapan system tolok ukur untuk menilai kinerjaseorang pegawai.
·
Karir
dan Pengembangan Pegawai`
Apabila kebutuhan untuk memperoleh
pekerjaan dan penghasilan telah terpenuhi, maka keinginan berikutnya adalah
dapat menikmati pengembangan karir.
Pengembangan karir pegawai artinya posisi jabatan, pangkat dan tanggung jawab
mendapat kesempatan untuk ditingkatkan.
Menurut
Ivancevich (2007), terdapat korelasi antara kebutuhan lahir batin dari seorang
pegawai sepanjang usianya menjadi pegawai di suatu organisasi, termasuk di organisasi
perusahaan. Tahapan kebutuhan tersebut dibagi dalam empat proses. Rincian
tahapan tersebut baik dari sudut pandang pegawai maupun dari sudut pandang
perusahaansesuai dengan gambar diatas.
·
Kesejahteraan
Pegawai
Cakupan ruang lingkup kesejahteraan
pegawai sangat luas dan sangat relative. Dengan demikian sesuai dengan teori
maslow (1813) tentang hierarkhi kebutuhan manusia,maka tingkat kebutuhan
manusia yang dalam hal ini pegawai semakin lama semakin meningkat.
Kesejahteraan
pegawai yang lazim diberikan oleh perusahaan antara lain meliputi,
·
System karir yang
jelas,
·
System pengupahan yang
adil,
·
Jaminan kesehatan,
·
Jaminan asuransi
kecelakaan,
·
Pesangon pensiun,
·
Upah pension,
·
Jaminan kesehatan
setelah pension,
·
Jaminan kejahteraan
lainnya.
·
Disiplin
Pegawai
Apakah yang dimaksud dengan disiplin
pegawai? Secara umum dapat didefinisikan sebagai seluruh ketentuan dan
kebiasaan yang berlaku di suatu organisasi perusahaan yang harus diikuti secara
patuh oleh setiap pegawai. Disiplin pegawai akan berjalan dengan baik apabila
seluruh pegawai mengetahui, memahami dan secara patuh melaksanakannya dalam
kegiatan kerja sehari-hari. Dengan ketentuan dan aturan yang jelas diharapkan
seluruh pegawai memahami dan melaksanakannya.
·
Keselamatan
Kerja
Setiap pimpinan organisasi usaha perlu
mengetahui dan memahami hal yang berkaitan dengan keselamatan kerja, dan tidak
terkecualipimpinan usaha kecil. Usaha kecil dan besar pada prinsipnya sama,
yang berbeda hanya skalanya. Pelaku usaha juga perlu memahami tentang hazard yang
ada di lingkungan tempat usahanya. Hazard adalah suatu kondisi yang kemungkinan
dapat mempercepat terjadinya suatu kecelakaan atau kondisi kurang menyenangkan
bagi pekerja, pegawai, karyawan dan
tenaga kerja.hazard dibedakan dalam dua kategori,yakni hazard keselamatan kerja
dan hazard kesehatan.
Ø Hazard
keselamatan kerja
Adalah seluruh aspek
yang ada dilingkungan tempatkerja yang berpotensi menyebabkan kecelakaan yang
bisa menyebabkan kerugian dan bahkan kematian.
Ø Hazard
kesehatan
Adalah seluruh aspek yang
ada dilingkungan tempat kerja yang secara pelan akan tetapi berakumulasi yang
dalam jangka panjangberdampak kepada menurunnya tingkat kesehatan dan bahkan
menjadikan pegawai menderita penyakit.
Kecelakaan dan ataukondisi sakit
yang dialami oleh pegawai diakibatkan oleh beberapa sebab yang meliputi,
§ Oleh
sebab sifat tugas dan atau pekerjaan
§ Oleh
sebab kondisi lingkungan kerja
§ Oleh
sebab sifat pegawai yang bersangkutan
Apabila
seorang pegawai atau beberapa pegawai mengalami kecelakaan perlu dibedakan terjadinya
kecelakaan tersebut di tempat kerja atau di luar tempat kerja. Namun di manapun
terjadinya kecelakaan tersebut yang paling rugi adalah pegawai sendiri.
·
Serikat
Kerja
Serikat pekerja adalah wadah
organisasi bagi para tenaga kerja yang disebut dengan buruh,pekerja, pegawai,
karyawan bertujuan untuk menggalang kekuatan melalui wadah organisasi guna
memperjuangkan kepentingan mereka,terutama yang berkaitan dengan memperjuangkan
upah dan syarat-syarat kerja yang lebih baik. Dalam praktek biasanya terdapat
dua model serikat pekerja,yakni organisasi pekeja yang bersifat industry dan
organisasi pekerja yang sifatnya keahlian atau spesialis.
Dewasa ini di seluruh belahan dunia
terdapat organisasi serikat pekerja. Meskipun tuntutan akan kebutuhan mereka berbeda-beda,
namun secara umum yang mereka lakukan dan perjuangkan adalah:
a. Perasaan
aman dalam lapangan kerja,
b. Melakukan
sosialisasi dan memperluas keanggotaan,
c. Kondisi
keselamatan dan kesehatan kerja,
d. Hubungan
komunikasi yang lancer dengan menejemen perusahaan,
e. Pola
penggajian yang wajar.
Sejalan dengan kegiatan
yang dilakukan, perjuangan serikat pekerja biasanya dipicu oleh hal-hal
berikut:
a. Tidak
adanya jaminan tentang kelanjutan masa kerja,
b. Penggajian
yang rendah,
c. Penggunaan
pola sub-kontraktor dalam pekerjaan,
d. Perlakuan
buruk dalam pekerjaan oleh atasan,
e. Pemeliharaan
kesehatan yang tidak memadai,
f. Dan
manfaat lainnya yang diinginkan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar